Vejledning om autoriserede psykologers pligt
til at føre ordnede optegnelser (journaler)

jf. Socialministeriets bekendtgørelse nr. 813 af 12. september 1994.

Reglerne om pligten til at føre ordnede optegnelser fremgår af
§ 14 i psykologloven, lov nr. 494 af 30/6 1993, og
Socialministeriets bekendtgørelse nr. 813 af 12. september 1994.

1. Hvem gælder journalpligten for. § 1 i bekendtgørelsen.
Pligten til at føre ordnede optegnelser (journalpligten) gælder alle autoriserede psykologer, uanset om de er selvstændige eller privat eller offentligt ansatte, jfr. psykologlovens § 14. Hverken lovens § 14 eller bekendtgørelsen giver hjemmel for at fravige autoriserede psykologers pligt til at føre ordnede optegnelser. Dog vil der ikke være journalpligt, når autoriserede psykologer varetager anonym rådgivning, der er organiseret af offentlige myndigheder i henhold til lovgivning eller andre regler.

2. Hvilken virksomhed er omfattet af journalpligten. § 1 i bekendtgørelsen.
Journalpligten omfatter psykologisk rådgivning, undersøgelse eller behandling for personlige, familiemæssige eller tilsvarende problemer, individuelt såvel som i grupper. Virksomhed, der ligger herudover, omfattes ikke af bekendtgørelsen.

Uden for journalpligten kan f.eks. falde supervision, kursusvirksomhed m.v. og rent indledende samtaler om start af en behandling.

3. Indhold. § 5 i bekendtgørelsen.
En journal skal oplyse om det forløb, den enkelte klient er i gang med og hvad der er aftalt m.v. Journalen skal derfor indeholde oplysninger af betydning for behandlingen af den pågældende klient. Det vil sige både faktiske og behandlingsmæssige oplysninger. Kravet til journalen er også, at den status, som optegnelserne er udtryk for, så vidt muligt skal være genkendelig for klienten, og at den skal kunne læses og forstås af en anden psykolog.

Den beskrivelse af kravene til indholdet i journalen, som fremgår af journalbekendtgørelsens § 5, må opfattes som svarende til minimumskravene i de optegnelseskrav, som gælder for offentlige myndigheder i medfør af forvaltningsloven.

Ved udfærdigelse af erklæringer må selve erklæringen betragtes som en del af journalen, som herudover skal indeholde oplysninger om resultater af eventuelle tests og notater om f.eks. interviews, der har ligget til grund for udfærdigelsen af erklæringen.

4. Specielt om offentligt ansatte. §§ 2 og 7 i bekendtgørelsen.
For autoriserede psykologer, ansat i offentlige forvaltninger gælder en forpligtelse til at føre en eller anden form for journal/optegnelse i medfør af forvaltningsloven.

Hvis ansættelsesstedet eventuelt har fastsat journalretningslinier, herunder eventuelle særlige journalregler for psykologer, gælder disse også for de ansatte autoriserede psykologer.

De optegnelser, der føres af en autoriseret psykolog i en konkret sag, indgår i myndighedens journal og er en del af denne.

5. Hvem tilhører journalen.
For offentligt ansatte autoriserede psykologer tilhører journalen den offentlige myndighed, idet psykologen er underlagt de gældende regler for ansættelsesstedet.

Drejer det sig om ansættelse ved f.eks. selvejende institutioner eller lignende, der drives for offentlige midler og må antages at være omfattet af de regler, der gælder for offentlige myndigheder i medfør af forvaltningsloven, vil journalmaterialet tilhøre institutionen.

For selvstændige og privat ansatte autoriserede psykologer tilhører journalen psykologen, jfr. at det i medfør af lovens § 14 og bekendtgørelsens § 6 påhviler den autoriserede psykolog at opbevare sine optegnelser i mindst tre år samt at psykologen har tavshedspligt under strafansvar jfr. neden for under punkt 6.

6. Tavshedspligt som beskyttelse af optegnelser om klienters private forhold.
Der henvises til reglerne om offentligt ansattes tavshedspligt i forvaltningslovens 
§ 27, jfr. straffelovens § 152 og §§ 152c-152f.

Bestemmelsen i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr.6 omfatter tavshedspligt om sådanne personoplysninger, som vel typisk kan forekomme i psykologers journaler, nemlig oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, herunder oplysninger om seksuelle og strafbare forhold samt helbredsforhold, væsentlige sociale problemer samt misbrug af nydelsesmidler og lignende, jfr. også formuleringen i forvaltningslovens § 28, stk.1.

Tavshedspligten gælder alle offentligt ansatte også midlertidigt ansatte.

Tavshedspligten påhviler den enkelte offentligt ansatte dvs. at den der under arbejdet bliver bekendt med fortrolige oplysninger selv skal sørge for, at oplysningerne ikke videregives til uvedkommende.

Af forarbejderne til psykologloven fremgår, at straffelovens bestemmelser om offentligt ansattes tavshedspligt også gælder for autoriserede psykologer, uanset ansættelsesforhold.

7. Oplysningspligt - videregivelse af oplysninger.
Reglerne om oplysningspligt og videregivelse af oplysninger findes i psykologlovens § 14, stk. 3-5, om aktindsigt.

Ifølge § 14, stk. 3, har den, om hvis personlige forhold der er udarbejdet optegnelser efter journalreglerne ret til aktindsigt i optegnelserne.

Efter § 14, stk. 4, kan retten til aktindsigt dog begrænses i det omfang, hvor partens interesse i aktindsigt findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller andre private interesser.

§ 14, stk. 5, indeholder klageregler for den, der får afslag på anmodning om aktindsigt.

For offentligt ansatte psykologer gælder endvidere forvaltningslovens §§ 28 - 32 om videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed.

Frode Svendsen
sekretariatschef                              / Jørgen Larsen